Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризация на предприятиях назначается для того, чтобы получить достоверную картину наличия материалов и продукции и создания базы для бухгалтерского учёта. Данная процедура выступает в качестве дополнения к постоянному документированию движения основных и оборотных фондов.

Ещё одной важной задачей инвентаризационного учёта может считаться контроль руководства предприятия над всей материально-технической базой, складскими запасами и так далее. Подобный контроль необходим не только для обнаружения возможных недостач, но и для создания условий, препятствующих их появлению.

Порядок инвентаризационного учёта

Вся процедура представляет собой чёткую последовательность действий и оформления определённых документов.

  1. На первом этапе руководство компании издаёт приказ о проведении проверки. В этом приказе отражаются сроки её осуществления, перечисляются лица, ответственные за её проведение. Письменный приказ о необходимости проверки является первичным учётным документом (форма ИНВ 22).
  2. На основании приказа руководства все материально-ответственные работники обязаны к сроку начала процесса инвентаризации подготовить к её проведению все имеющиеся у них ценности, материалы и так далее. Подготовка включает в себя и сортировку, и удобное расположение ТМЦ для облегчения процедуры учёта.
  3. Ответственные за проведение инвентаризации работники осуществляют проверку имеющихся материальных ценностей в строгом соответствии с приказом. Каждый объект проверяется отдельно.
  4. Все данные, выявленные в ходе проведения учёта, заносятся в специальные акты. Такие акты составляются не только на имеющиеся материальные ценности, но и на те, которые должны поступить на предприятие (например, оплата за них уже проведена, но поступление только ожидается). Также акты составляются по каждому случаю несоответствия данных бухучёта материалов и их реального наличия. Все акты составляются в двух экземплярах (один – для бухгалтерии, другой – для причастного материально-ответственного работника).
  5. На завершающем этапе все данные проверки передаются руководителю предприятия. Руководитель после ознакомления с результатами инвентаризации может принять меры дисциплинарного воздействия или поощрения к некоторым материально-ответственным работникам. Также возможна переоценка работы отделов сбыта и снабжения предприятия (например, при выявлении чрезмерных запасов каких-либо материалов).

Документирование процесса инвентаризации

В Постановлении Госкомстата РФ №36 от 03.05.2000 перечислены все типовые документы для оформления каждого из этапов инвентаризации:

  • ИНВ 22. Это приказ руководства организации или предприятия о проведении инвентаризационного учёта в оговорённые сроки и с указанным составом комиссии;
  • ИНВ 3. Это акт, который отражает фактическое наличие материальных ценностей в момент процедуры проверки. Данные этого акта не позволяют судить о тех материалах или продукции, которых на данный момент нет на складе;
  • ИНВ 4. Акт, содержащий стоимостную оценку всех материальных ценностей, имеющихся на местах хранения на момент проверки. Данные акта являются следствием акта формы ИНВ 3;
  • ИНВ 5. Акт, содержащий сведения обо всех материальных ценностях, принятых на хранение;
  • ИНВ 6. Акт, содержащий сведения обо всех материалах или продукции, находящихся в пути и которых на момент проверки на складе нет;
  • ИНВ 13. Ведомость сличения фактического наличия материалов и продукции с учётными данными. На основе данных этой ведомости составляется акт ИНВ 19;
  • ИНВ 19. Акт, отражающий несоответствие данных бухгалтерского учёта по каждой позиции и фактического наличия материальных ценностей;
  • ИНВ 26. Итоговый акт, содержащий обобщённые сведения о результатах проверки. В нём отражаются все позиции, по которым нет разногласий в данных, и все позиции, которые не согласуются с исходными данными бухучёта.

Вся эта первичная учётная документация позволяет руководству компании своевременно выявлять расхождения в данных бухгалтерии и фактического наличия материалов.

Правила заполнения учётной документации для инвентаризационной проверки

В Постановлении Госкомстата оговариваются общие правила заполнения актов и ведомостей для документирования результатов инвентаризации:

  • заполнение первичных документов допускается, как ручным, так и машинописным способом;
  • исправление записей допускается при условии наличия соответствующей сноски («исправленному верить» и тому подобной), подписанной членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица;
  • подписанный акт не должен содержать пустых граф, то есть любые поля документа, которые не содержат никакой информации, должны быть перечёркнуты; это делается для исключения внесения изменений и дополнений в документ уже после его подписания всеми причастными лицами;
  • все обозначения в актах должны соответствовать данным бухгалтерского учёта (номенклатура, единицы измерения и так далее);
  • многостраничные акты должны быть скреплены, чтобы исключить возможность их разделения; каждая страница в таких документах должна иметь свою нумерацию;
  • первичные документы инвентаризационного учёта должны быть подписаны всеми участвующими в нём работниками.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Документальное оформление расчетов по оплате труда
  2. Договор аренды нежилого помещения
  3. Как заверить документы ИП без печати?
  4. Возможно ли выселить несовершеннолетних детей из жилого помещения?
  5. Кому бесплатно предоставляют земельные участки под ИЖС?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *