Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками

Функционирование любого предприятия предполагает его взаимодействие с другими компаниями. Это могут быть предприятия, поставляющие какие-либо товары или услуги, выполняющие определённые работы по договору подряда и так далее. В любом случае отношения с поставщиками и подрядчиками должны осуществляться на основе действующего законодательства и иметь правильный учёт всех хозяйственных операций.

Задачи документирования отношений с поставщиками и подрядными организациями

Документальный учёт всех взаимоотношений с другими организациями в бухгалтерском учёте используется:

  • для получения полной и правдивой информации о состоянии взаиморасчётов с контрагентами. Сюда входят сведения о расчётах за полученные материальные ценности, оказанные услуги. Такая информация может быть востребована, как внутренними пользователями в организации (руководителями, акционерами, собственниками), так и внешними (инвесторами, кредиторами);
  • для предоставления полученной информации финансовым контролирующим органам;
  • для постоянного контроля над имеющейся задолженностью (дебиторской или кредиторской);
  • для проведения своевременных сверок, исключающих появление просроченной задолженности;
  • для обеспечения использования единых форм во взаиморасчётах.

Взаимодействие с поставщиками и подрядными организациями

Гражданский Кодекс определяет возможность взаимодействия одной компании с другой только на основе заключённого договора. Это может быть договор подряда, если компании требуется привлечение сторонней организации для выполнения определённого объёма работ или оказания услуг. Ещё одним видом договора между двумя взаимодействующими в хозяйственном плане организациями является договор на возмездное оказание услуг.

Договор подряда подразумевает выполнение определённой работы, и результат выполнения этой работы будет основанием для оплаты. В случае возмездного оказания услуг результат не всегда материален (например, услуги телефонной связи). Поэтому, оплате подлежит не сам результат, а то действие, которое приводит к возникновению результата.

  • свидетельства о выполнении указанных в договоре работ или оказании услуг;
  • расчётные документы.

О том, что оговорённая работа выполнена полностью или услуга оказана в полной мере, свидетельствует подписанный двумя сторонами договора акт о приёмке выполненных работ (по принятой классификации – форма КС-2). В данном акте отражается факт выполнения договорных обязательств.

Форма КС-3 (справка о стоимости работ) оформляется на любые работы, выполненные подрядными организациями. Если подрядные организации при строительстве, монтаже, реконструкции объектов заказчика используют строительную технику, то дополнительно оформляется справка ЭСМ-7. В ней рассчитывается стоимость работы техники, и она дополняет справку формы КС-3.

В качестве дополнительных документов, подтверждающих выполнение работ, могут использоваться товарно-транспортные накладные формы 1-Т, накладные на перевозку грузов железнодорожным транспортом формы ГУ-27, квитанции на перевозку грузов и так далее.

Все вышеперечисленные документы используются организациями в качестве основания для окончательных расчётов с поставщиками и подрядчиками. Основными расчётными документами, используемыми для проведения банковских операций по переводу денежных средств, выступают счета, счета-фактуры, счета-фактуры для расчётов НДС или иные расчётные документы.

Любое взаимодействие с компанией-поставщиком осуществляется на основании договора на поставку (сырья, материальных ценностей и так далее).

Основными документами, учитывающими взаимодействие с поставщиками, являются:

  • товарно-транспортные накладные;
  • акты о получении товара (сырья, материальных ценностей);
  • акты о наличии или отсутствии претензий по поводу полученного товара;
  • расчётная документация (счета, счета-фактуры).

В РФ большинство расчётов между организацией и её поставщиками и подрядчиками осуществляется в безналичной форме. Происходит это следующим образом. После поставки товара или выполнения договорных обязательств компания поставщик или подрядчик выписывает платёжное поручение. Это поручение передаётся в банк компании-заказчика.

Банк сверяет, есть ли на счету заказчика необходимая сумма и письменное согласие на оплату счёта целиком или какой-то его части. Подтверждением согласия на оплату выступает подпись уполномоченных лиц заказчика на платёжном поручении. Бухгалтерские сверки осуществляются на основе данных, предоставляемых банками заказчика и поставщика (подрядчика).

За необоснованное затягивание расчётов с поставщиками и подрядчиками, а также за отказ от расчётов, организация несёт ответственность согласно договору и действующему законодательству.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Документальное оформление инвентаризации
  2. Документальное оформление расчетов по оплате труда
  3. Договор аренды нежилого помещения
  4. Как заверить документы ИП без печати?
  5. Возможно ли выселить несовершеннолетних детей из жилого помещения?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *