Должностная инструкция работника архива — архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Должностная инструкция работника архива — архивариуса

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

  • систематизация и отбор документации;
  • принятие и обработка документов на хранение;
  • составление справок на документы;
  • передача документов в хранилище государственных органов;
  • ведение делопроизводства организации;
  • хранение документов до истечения их срока;
  • контроль над использованием архивных материалов;
  • составление и наполнение базы данных документации;
  • учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
  • размещение дел;
  • контроль над состоянием документации;
  • восстановление утраченных документов.

Должностная инструкция работника архива — архивариусаК задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

  • участие в проведении экспертиз;
  • соблюдение правил пожарной безопасности;
  • выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

  • положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  • структуру организации;
  • порядок принятия и передачи документов на хранение;
  • правила пользования документами;
  • систему делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты об архивном деле;
  • правила трудового распорядка;
  • правила пользования техническими средствами;
  • правила составления отчетов;
  • трудовое законодательство;
  • порядок составление актов уничтожения документации;
  • правила составления описи;
  • правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

  • ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  • запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  • запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  • сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  • представление интересов компании;
  • не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
  • подписание документации в пределах своих обязанностей;
  • поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  • разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  • нарушение внутреннего распорядка организации;
  • нарушение делового этикета;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • нанесение предприятию ущерба;
  • нарушение пожарной безопасности;
  • направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  • нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  • соблюдение дисциплины на предприятии;
  • качественное исполнение своей работы;
  • своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец должностной инструкции архивиста

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Должностная инструкция работника архива — архивариусаАрхивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

  • быть внимательным и педантичным;
  • обладать усидчивостью и терпеливостью;
  • быть ответственным и организованным;
  • обладать дисциплинированностью и спокойствием;
  • быть аккуратным и сосредоточенным;
  • обладать тонкой ручной моторикой;
  • обладать хорошими знаниями русского языка;
  • иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

  • умение работать с организационной техникой;
  • знание основ работы на компьютере;
  • письменная и устная грамотная речь;
  • знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
  • умение работать с огромным потоком информации;
  • опыт работы;
  • в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

  • болезни опорно-двигательного аппарата;
  • нарушение зрения;
  • нервные и психические заболевания;
  • аллергия на пыль;
  • наркотическая и алкогольная зависимость;
  • заболевания слухового аппарата;
  • заболевания, связанные с речью;
  • потери сознания;
  • эпилептические припадки;
  • заболевания кожных покровов;
  • судороги;
  • нарушение координации движений;
  • инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

Должностная инструкция работника архива — архивариусаВ Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Должностная инструкция главного экономиста предприятия
  2. Должностная инструкция и компетенции инженера-конструктора
  3. Должностная инструкция начальника охраны предприятия
  4. Что говорить на собеседовании и как правильно отвечать на вопросы
  5. Как составить хорошее резюме, чтоб получить отличную работу

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *