Гарантийное письмо об оплате задолженности

Среди многочисленных документов, которыми пользуются в своей работе компании, не зависимо от форм собственности и размеров, особое место занимает такой документ, как гарантийное письмо. Его особенностью можно считать то, что ни в Гражданском Кодексе, ни в каком другом законодательном акте оно не упоминается.

То есть фактически его значение должно быть минимальным, а использование не должно иметь никаких юридических последствий. Однако в реальной жизни арбитражные суды принимают к рассмотрению дела, основным доказательным документом в которых является именно гарантийное письмо. Существуют многочисленные судебные прецеденты, когда финансовые споры между компаниями и организациями решались в пользу одной из сторон только на основании этого письма.

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо представляет собой официальное деловое послание одного юридического лица другому с

подтверждённым обещанием (гарантией) произвести оплату задолженности к определённому сроку. Ещё одним видом такого документа является письмо с гарантией в будущем выполнить определённую работу (или оказать услугу), несмотря на то, что эта работа уже оплачена заказчиком.

Самым распространённым видом гарантийного письма являются подтверждения оплаты задолженности. Таким способом одна компания гарантирует другой полную оплату за предоставленные услуги или выполненную работу. Сам факт возникновения задолженности по оплате выполненной работы не может характеризовать компанию или организацию с положительной стороны. Но то, что эта компания не отказывается от своих финансовых обязательств, а пытается решить возникшие проблемы мирным путём говорит о её добропорядочности.

То, что документ считается деловым письмом, накладывает определённые ограничения на его содержание и предъявляет особые требования к его составлению.

Определённой формы составления этого документа не существует. Весь текст может быть составлен в произвольной форме. Важно, чтобы не допускалось двойного толкования положений этого письма, однозначно идентифицировались обе стороны (тот, кто пишет письмо, и тот, кому это письмо предназначено), оговаривались условия выполнения финансовых обязательств и ответственность за их невыполнение.

Письмо допускается писать на обычном листе бумаги, но будет лучше, если это будет фирменный бланк организации. Естественно, что адресату должен быть направлен именно первый экземпляр документа, а не его копия.

Как и любой другой официальный документ, письмо с гарантией уплаты долга не должно включать в себя элементы разговорной речи. Его текст пишется в краткой сжатой форме, без ненужных отступлений. В то же время должно быть обеспечено однозначное прочтение этого документа без возможности неправильного понимания.

К обязательным атрибутам гарантийного письма относятся:

  • Дата составления письма. Она, как правило, указывается в самом начале текста и может быть продублирована в конце.
  • Регистрационные данные исходящего письма для организации-отправителя.
  • Данные о той организации, которая составляет гарантийное письмо. Сюда относятся полное наименование компании, её банковские реквизиты и место регистрации.
  • Данные о той компании, которой предназначается гарантийное письмо. Эти данные аналогичны тем, которые указываются для отправляющей организации. Полнота и точность указания данных могут сыграть большую роль в случае, если споры придётся решать в арбитражном суде.
  • Письмо с гарантией уплаты долга должно указывать сроки полной оплаты товаров или услуг. Если полное погашение задолженности предполагается частями, то должен быть указан график выплат этих частей. При наличии других механизмов оплаты задолженности это должно быть отображено в тексте.
  • В тексте должны быть указаны меры, которые поставщик услуг вправе применить к организации при нарушении указанных в письме сроков выплат или нарушения графика таких выплат.
  • Письмо с гарантией оплаты долга должно ссылаться на определённый договор об оказании услуг или поставку товаров. Возможны ссылки на сопутствующие документы: акты приёмки-передачи, накладные и так далее.
  • Письмо должно быть завизировано руководителем компании (возможно дополнительное подписание его финансовым работником) и на нём должна быть проставлена печать этой компании.

Если в работе организаций, компаний и других юридических лиц гарантийные письма встречаются довольно часто, то среди физических лиц – это явление редкое. Хотя ничто не мешает составить письмо, гарантирующее уплату долга, одному физическому лицу и адресовать это письмо другому физическому лицу.

Образцы заполненных гарантийных писем.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Договор беспроцентного займа между учредителем и организацией
  2. Заинтересованное лицо в гражданском процессе
  3. Совместно нажитое имущество в гражданском браке
  4. Порядок, условия и требования к усыновлению (удочерению) детей
  5. Чем отличается регистрация от прописки?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *