Как присваивается табельный номер сотрудникам организации

На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.

Как работает система табельной нумерации персонала

Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.

При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.

Также см. «Образец обходного листа при увольнении».

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

  • идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
  • указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
  • оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.

Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.

На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.

В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:

  • временно;
  • на постоянной основе;
  • на один сезон.

Индивидуальное шифровое обозначение сохраняют за прежним работником на протяжении одного-двух лет.

Детально – как присвоить табельный номер, их высвобождение и учет – субъекты хозяйствования разрабатывают самостоятельно и утверждают внутренними нормативными актами.

Стандартный код по табелю состоит только из числовых знаков, но работодатель вправе ввести в него буквенные символы.

Работа системы табельной нумерации основана на таких принципах:

  1. Присвоением и учетом номеров занимается один специалист.
  2. За сотрудником закрепляют табельный код в день предоставления полного комплекта документов для приема на работу.
  3. Если табельные шифры есть, их прописывают в распорядительной документации, касающейся сотрудника.
  4. Нумерацию ведут в хронологическом порядке, числовые обозначения начинают с единицы.
  5. Первый номер выделяют для руководителя компании.
  6. Изменение присвоенных номеров не разрешено (даже в случае перевода специалиста в другое подразделение).

Для учета табельной нумерации на предприятии заводят отдельный журнал. В нем фиксируют:

  • сведения, идентифицирующие работника;
  • реквизиты трудового соглашения;
  • табельный код.

Таким образом, каждая фирма сама решает, как у неё будет происходить присвоение табельных номеров и будет ли вообще.

Применение табельной нумерации в первичных документах

При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.

Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.

Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:

  • осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
  • минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
  • простота учета переработок.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Бланк личного листка по учету кадров (скачать) и образец заполнения
  2. Производственный календарь на май 2018 года и праздничные дни
  3. Рабочие дни и часы в мае 2018 года: сколько и переносы
  4. Паспорт здоровья работника: зачем и кому он нужен (бланк)
  5. Как рассчитывается непрерывный трудовой стаж и на что он влияет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *