Как заполнить соглашение на обработку персональных данных

Закон запрещает обрабатывать персональные данные без согласия гражданина. Для этого он должен подписать соглашение на обработку персональных данных, образец которого рассмотрен в этой статье. Хотя обязательная форма для этого документа не предусмотрена, тем не менее, в нём должны быть указаны все необходимые данные.

Что такое персональные данные

Точная формулировка того, что именно является персональными данными, в законодательстве отсутствует. В законодательстве сложилась практика того, что обычно к ним относят следующее:

  • фамилия, имя и отчество;
  • адрес, где гражданин фактически проживает, информация о его постоянной или временной регистрации;
  • место и дата рождения;
  • данные о финансовом состоянии;
  • социальный и семейный статус;
  • доходы, которые гражданин получает, принадлежащее ему имущество, а также его долги;
  • подробная информация о состоянии здоровья;
  • указание национальной принадлежности человека;
  • религиозная принадлежность;
  • политические взгляды;
  • другая аналогичная информация.

Часто эту информацию люди сообщают о себе не только в государственных органах, но и при устройстве на работу, подписывая договор с банком, обращаясь за медицинской помощью, в других аналогичных случаях.

Эта информация содержится в личных документах граждан и в разнообразных справках, которые могут потребоваться, например, при оформлении в банке получения кредита.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данных

Вот примерный перечень таких документов:

  • паспорт;
  • военный билет;
  • свидетельство о рождении;
  • документы, подтверждающие получение образования;
  • справки, предоставляемые банку, о доходах;
  • декларация 3-НДФЛ по подоходному налогу и другие аналогичные отчёты;
  • документы, удостоверяющие наличие родственных отношений;
  • при поступлении на работу принято заполнять анкеты и предоставлять своё резюме;
  • много сведений личного характера предоставляется при написании автобиографии;
  • характеристики;
  • другие аналогичные документы.

Нужно учитывать, что после того, как информация была предоставлена, у получателя будут храниться подлинники или копии документов.  Такие организации, согласно законодательству, считаются операторами персональных данных и должны подчиняться соответствующим требованиям, работая с личными данными.

Многие люди не задумываются о том, что где-то продолжают храниться их личные данные. При этом не совсем понятно, насколько нужно заниматься их защитой.

Вот несколько причин:

  1. Соответствующий закон появился только в 2006 году. Однако и до его вступления в силу было принято считать, что к чужой информации личного характера необходимо относиться бережно и избегать её разглашения.
  2. В некоторых случаях разглашение такого рода информации может привести к репутационным потерям.
  3. Иногда необходимость принятия мер по защите персональных данных возникает в связи с тем, что таковы указания руководства компании.
  4. Поскольку закон о защите личной информации уже вступил в силу, возможно, что организация может попасть под соответствующую проверку. Причём в тех случаях, когда происходит активная работа с клиентами (например, это относится к банкам, медицинским учреждениям, институтам), вероятность её проведения стремительно увеличивается.
  5. В тех фирмах, которые ведут деятельность, связанную с обеспечением информационной безопасности, необходимо обращать особое внимание на безопасность личных данных своих сотрудников.
  6. Постепенно юридические нормы в рассматриваемой сфере развиваются и становятся всё более жёсткими. Если защиту таких данных правильно организовать с самого начала, впоследствии легче будет учитывать новые требования.

Соблюдая требования по защите информации можно предотвратить её возможную утечку.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данных

Порядок и правовое регулирование процедуры

Необходимость получения данного согласия предусмотрена федеральным законом №152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».

Статья 87 Трудового Кодекса РФ предусматривает, что организации определяют порядок использования имеющейся у них информации о сотрудниках самостоятельно. Данный принцип применяется также и ко всем остальным операторам.

Обязательным условием при этом является соблюдение требований кодексов и федеральных законов.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данныхНа практике, прежде, чем приступить к работе с персональными данными, нужно оформить локальный нормативный акт, в котором должен быть указан образец согласия сотрудника на использование и обработку персональных данных. Этот документ («Положение о персональных данных») утверждает руководитель. Если на фирме есть профсоюзный комитет, потребуется его согласие.

В п. 8 статьи 86 ТК РФ предусмотрено, что с этим документом каждый сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. Для этих целей можно завести специальный журнал.

Если такой документ на предприятии будет отсутствовать, это является административным нарушением, которое предусмотрено статьей 13.11 Кодекса об административных нарушениях РФ. В случае нарушения, на виновных накладывается штраф.

Для того чтобы оператор персональных данных имел право проводить их обработку, необходимо получить от гражданина соответствующее разрешение. Это можно сделать в письменном виде или в электронном, поставив соответствующую отметку на сайте.

В каких случаях заключается договор, а в каких соглашение

С юридической точки зрения понятия договора и соглашения практически не отличаются. В обоих случаях подписание такого документа означает возникновение определённых прав и обязанностей.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данныхВ статье 420 Гражданского Кодекса дано определение договора. Точной формулировки того, что такое соглашение в законодательстве РФ нет.

В вопросах обработки персональных данных необходимо получить согласие работника.

Для этих целей можно подписать договор между предприятием и сотрудником. Поскольку он будет двухсторонним, в нём могут быть предусмотрены права и обязанности как сотрудника, таки предприятия, с которым договор заключается. Его имеет смысл подписывать в тех случаях, когда использование персональных данных на этом месте работы имеет какие-либо дополнительные особенности.

Содержание соглашения

Требования к данному соглашению определены в статье 9 Федерального закона №152-ФЗ. В частности, нужно учесть, что согласие должно быть сознательным, носить конкретный характер и быть информированным.

Рассматриваемый документ оформляется сотрудником в одностороннем порядке.

Для того чтобы указанный документ соответствовал этим требованиям, нужно чтобы в нём были перечислены все существенные моменты предположительного использования личной информации, на которое он даёт согласие.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данных

Указанный список может включать:

  1. Оформление трудовых отношений, работа отдела кадров (анкета, автобиография, различные кадровые документы).
  2. Вопросы, связанные с начислением и выплатой заработной платы.
  3. Уплата предусмотренных законодательством налогов и сборов.
  4. Данные, которые предоставляются фирмой в Пенсионный фонд (в частности, это относится к данным для персонифицированного учёта).
  5. Вопросы связанные с оформлением банковской карты для получения заработной платы и перечислением на неё денег.
  6. Проведение оформления полиса добровольного медицинского страхования (ДМС).
  7. Вопросы, которые имеют отношения к получению налоговых вычетов.
  8. Обработка информации в процессе контроля качества работы сотрудника.
  9. При обеспечении сохранности имущества, принадлежащего предприятию.

Этот список неполный, по усмотрению работодателя и сотрудника в него могут быть включены другие пункты.

Также необходимо максимально точно идентифицировать личность заявителя, а также юридическое лицо, для которого он оформляет бумагу.

Как заполнить соглашение на обработку персональных данных

Заполнение документа

Универсального бланка для этого законодательством не предусмотрено. Поэтому составить его можно в произвольной форме, но в документе должна быть вся необходимая информация.

Документ может быть сделан, например, в следующем виде:

  1. В верхней правой части листа бумаги указывают, кому подаётся документ. При этом пишут название организации, должность и фамилию руководителя.
  2. Под данными руководителя надо указать, кто оформляет согласие на обработку своих персональных данных. Здесь пишут фамилию, имя, отчество, адрес регистрации, паспортные данные заявителя.
  3. В центре страницы фиксируют название документа: «Согласие на обработку персональных данных».
  4. Далее пишется текст документа, который начинается с фамилии, имени, отчества сотрудника.
  5. Далее указывается юридическое основание: упоминается статья федерального закона.
  6. После этого перечисляется то, в каких целях предположительно будут использоваться персональные данные сотрудника.
  7. Далее указывается, что даётся согласие на обработку личной информации. При этом указывают реквизиты юридического лица, конкретные виды информации, о которых идёт речь.
  8. В конце текста фиксируют срок действия разрешения. Обычно речь идёт о согласии до момента отзыва этого документа.

В конце документа ставятся подпись, её расшифровка и дата заполнения.

Подробнее о соглашении на обработку персональных данных смотрите ниже на видео.

 

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Как разработать положение о защите персональных данных
  2. Как составить уведомление об обработке персональных данных
  3. Когда работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб
  4. Как подготовить и найти образец плана мероприятий
  5. Составление обязательства о неразглашении персональных данных работников

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *