Образец книги учета движения трудовых книжек

Трудовая книжка — это один из важных документов в жизни каждого человека, в нем находится информация о том, в течение какого срока и на какой должности он работал.

Образец книги учета движения трудовых книжек

Во время трудоустройства, она отдается работодателю и хранится в кадровой службе. Их выдача и принятие на время заключения соглашения о найме отражается в книге учета движения трудовых книжек.

Что это такое

Книга учета движения трудовых книжек выпускается как унифицированный альбом, с разграниченными определенным образом страницами. В него заносятся абсолютно все данные по выдаче и приему трудовой книжки и сопутствующего к ней вкладыша, а также такие данные о работнике, как полное описание должности и назначенного подразделения, в котором он трудится.

Также все зафиксированные данные обязательно заверяются подписью сотрудника.

Нормативная база

Образец книги учета движения трудовых книжекВся работа, производимая в организации, особенно если она связана с документацией, должна основываться на определенных нормативных актах.

Трудовой кодекс РФ прописывает строгие правила на заполнение и сохранение трудовых книжек, указанные в статье №66.

Согласно ей, на любом предприятии должна находиться книга по контролю за движением трудовых книжек, которая своевременно заполняется инспектором кадровой службы.

Бланки в книге также унифицированы и не подлежат изменению, базируется это, основываясь на Постановлении Министерства Труда, и прописывается в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Контроль в организации

Чтобы вести учет документации по всем правилам, необходимо знать, на какие действия имеет право работодатель при взаимодействии с трудовой книжкой сотрудника:

  1. Потребовать ее у принимаемого на любую должность кандидата, если трудоустройство заключается по всем правилам Трудового кодекса.
  2. Завести новую книжку и оформить первый лист по всем правилам, при отсутствии ее у принимаемого на работу по причине того, что это его первое рабочее место, потери предыдущей или любом другой.
  3. Заносить все движения сотрудника, его прием на работу, перемещение между подразделениями и увольнение.
  4. Оставить ее на хранение в специально предназначенном для важных документов месте, на весь срок работы, до увольнения.
  5. Не давать на руки трудовую книжку какого-либо сотрудника посторонним лицам, кроме определенных обстоятельств, например его смерти.

Что включает в себя учет и контроль трудовых книжек персонала:

  • отражение факта принятия книжки при трудоустройстве, занесение в книгу учета всех необходимых регистрационных данных;
  • фиксирование факта того, что документ в данный момент находится на хранении в организации;
  • отражение факта выдачи книжки бывшему работнику, после его увольнения.

Как осуществлять занесение записей

В занесении показаний в книгу учета действий с трудовыми книжками нет сложностей, на листах выполнены разграничения в виде таблицы, каждая колонка которой имеет пояснения к тому, что должно в ней содержаться.

№ столбца Что в нем указывается
1 номер записываемой позиции по порядку
2 число приема сотрудника
3 месяц приема сотрудника
4 год приема на должность
5 полное Ф.И.О. сотрудника, который обладает трудовой книжкой
6 серия и номер, присвоенные книжке
7 должность, на которую устраивается кандидат, если ее нет, то профессия или специальность по роду деятельности на данном предприятии
8 полное название подразделения, в котором будет числиться и работать сотрудник
9 номер и дата трудового документа, отвечающего за принятие сотрудника на работу
10 личная роспись ответственного сотрудника, подтверждающая факт передачи трудовой книжки
11 в том случае, если новая трудовая была продана работнику, указывается ее сумма в рублях
12 дата, когда книжка была отдана бывшему сотруднику на руки после увольнения
13 личная роспись обладателя трудовой книжки, подтверждающая факт принятия ее лично на руки

Пломбировка и прошивание

Прошивка книги учета движения трудовых книжек проводится по единым стандартам, сделать это можно, соблюдая определенный порядок действий:

  1. Образец книги учета движения трудовых книжекС левой стороны самого журнала, при помощи дырокола или шила, проделывается три отверстия. Они должны располагаться так, чтобы сохранялась читабельность листов.
  2. Толстая нить продевается через отверстия так, чтобы ее концы располагались между последней страницей и листом обложки книги. Для того чтобы была возможность закрепить листы узлом, один конец должен выходить из одного отверстия, а второй — из другого. Между листом и узлом нужно оставить расстояние в несколько см.
  3. Концы завязанной нити должны быть длиной не менее 5-7 см, они прикладываются к задней обложке, с внутренней стороны журнала и заклеиваются специально приготовленным листом бумаги, так чтобы узел был под ним, а кончики нити были видны из под листа.
  4. Указывается количество листов, заранее пронумерованных как цифрами, так и прописными буквами. Также ставится подпись ответственного работника и печать, выходящая за пределы листа-наклейки.

Прошивание книги защитит ее от вырывания страниц, но кроме этого необходимо воспрепятствовать тому, чтобы данные из нее могли быть увидены и использованы не по назначению. Для предотвращения подобного помогает пломбировка книги учета движения трудовых книжек. Для документации применяются одноразовые пломбочки, оставляющие следы того, что производилось вскрытие.

Виды пломб могут быть абсолютно разные:

  • наклейки и этикетки, оставляющие следы, если их оторвать;
  • сургучная печать;
  • мягкие металлические пломбы.

На пломбе обязательно должен содержаться ее индивидуальный номер.

Исправление ошибок

Заполнять книгу следует очень внимательно, аккуратным и разборчивым почерком, ручкой с синими чернилами. Но человек может иногда допустить ошибку или описку, в таком случае необходимо знать, как исправить неверную запись, чтобы не вызвать вопросов у проверяющих служб.

Следует помнить, что нельзя использовать корректирующие жидкости при исправлении ошибок. Неверный текст также должен быть виден, зачеркивать его следует одной аккуратной чертой. Ниже разборчиво прописывается достоверная информация, а рядом пишется «Исправленному верить», ставится дата и подпись исправителя. Если запись не актуальна, рядом с ней необходимо написать «Запись не действительна».

Особенности хранения

Образец книги учета движения трудовых книжекВо время ведения книги она хранится в кабинете работника отдела кадров, в шкафу, который должен закрываться на ключ или не иметь свободного к нему доступа.

Как только книга заканчивается, и последняя указанная в ней трудовая книжка отдается на руки, ее передают в архив организации, составив перед этим специальный акт. Архив может находиться как на территории работодателя, так и арендован.

Существование документов, фиксирующих движения трудовых книжек, длится на протяжении 75 лет, затем срок хранения выходит, и он уничтожается.

Наказание за неприменение или неверное использование

По причине того, что присутствие книги учета движения трудовых книжек должно быть безоговорочным, неимение ее, неправильное занесение записей или хранение несет за собой привлечение к ответственности.

При первичном нарушении налагается штраф:

  • на ответственное лицо — от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • на организацию — от 30000 руб. до 50000 руб.

При обнаружении повторного нарушения руководитель отстраняется от должности на срок от 12 месяцев до 3 лет.

Образец

№ п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней ФИО владельца трудовой книжки Серия и № трудовой книжки и вкладыша в нее Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку Наименование места работы, структурное подразделение, куда принят работник Дата и № документа, на основании которого произведен прием работника Роспись ответственного лица, принявшего трудовую книжку на хранение Получено за новую трудовую книжку, в рублях Дата выдачи на руки Роспись работника о получении
день месяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
26 13 07 2015 Попова Ольга Юрьевна ТС 0264875 Бухгалтер материальной группы Бухгалтерия Приказ о приеме на работу от 13.07.2017г №8-а Орлова А.Ю. (подпись) 01.02. 2017г Попова Ольга Юрьевна (подпись)
27 22 07 2015 Иванов Иван Иванович АМ 2598752 Менеджер по продажам Отдел продаж Приказ о приеме на работу от 22.07.2017г №9-а Орлова А.Ю. (подпись) 14.03. 2016г Иванов Иван Иванович (подпись)

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец книги учета движения трудовых книжек

Ведение учета и документации на любом предприятии должно происходить своевременно, систематически и на основании всех установленных требований. Порядок в документах позволит избежать наличие вопросов и обеспечит правоту в каких-либо спорных ситуациях.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Ответ на вопрос — на видео.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу
  2. Должностная инструкция и обязанности руководителя отдела продаж
  3. Должностные обязанности технического писателя
  4. Типовая должностная инструкция главного механика на предприятии
  5. Какие положены льготы работающим пенсионерам

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *