Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Основной регулятивный функционал

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджераОбщие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджераКонтроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджераПунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

  • Хозяйственность.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

  • Грамотность.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

  • Коммуникабельность.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

  • Позитивность.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Должностная инструкция офис-менеджера

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

  1. Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджераЭтот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Пример типовой должностной инструкции начальника производства
  2. Должностная инструкция и требования к заместителю директора по производству
  3. Менеджер по развитию персонала: обязанности и необходимые компетенции
  4. Особенности и сложности профессии «кредитный специалист»
  5. Должностная инструкция и обязанности казначея

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *