Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФ

Трудовая книжка относится к официальной документации, в которой отражаются все данные о рабочей деятельности человека. При устройстве в фирму она является необходимой для оформления человека в коллектив работников.

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФ

Общие правила ведения

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФПри устройстве в компанию необходимо передать начальству трудовую. Человек, занимающийся кадрами, оформит ее в соответствие с требованиями заполнения согласно ТК РФ. Рассмотрим их подробнее:

  • заполнять нужно ручкой: она может быть гелиевой или шариковой структуры. Цвет ручки может быть выбран синий, черный, а также фиолетовый;
  • необходимо использовать арабские цифры. Например, указывать дату нужно следующим образом: 11.02.2017;
  • язык заполнения – русский. Если рабочая деятельность осуществляется в субъектах Федерации, в которых введен свой язык, то можно заполнять и на нем;
  • под запретом является использование различных сокращений;
  • все записи делаются только по распоряжениям и приказам руководства;
  • все данные необходимо записывать не позднее семи дней со дня приказа. Есть нюансы: записи об устройстве в компанию вносятся не позднее пяти дней. Пометки о дне увольнения вносятся в день увольнения.

Любая запись подлежит нумерации, ей присваивается свой номер. Но имеются исключения:

  • номер не проставляется, когда работодатель меняет свое название;
  • в дубликате при отметке о рабочем стаже нумерация не ставиться;
  • в «Сведениях о работе» нумерация не ставиться.

Человека знакомят с записями. Он должен поставить подпись в карточке, содержащей личную информацию.

Разделы

В книжке существуют следующие разделы:

  • титульный лист;
  • заметка о трудовом процессе;
  • отметка о наградах.

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФПервый раздел, находящийся на главной странице, содержит данные о человеке. Они содержат фамилию, отчество, а также имя, число его рождения, сведения об образовании и профессии. Вся информация подлежит занесению в полном виде, без сокращений, строго в соответствие с паспортом гражданина и документом, в котором находится информация об образовании. После наполнения титульного листа, работник должен внимательно проверить правильность внесения данных и расписаться. После этого свою подпись ставит работник, занимающийся кадрами, который отвечает за ведение книжек. В завершении все отметки закрепляются печатью.

Во втором разделе находится информация о рабочей деятельности гражданина. В нем заполняется информация об устройстве на работу, увольнении или переводе. Любая запись оформляется в соответствие с требованиями заполнения, указывается должность и название компании.

Все записи в данном разделе должны быть отмечены печатью учреждения, где они были сделаны. Без печати данные считаются недействительными. Если сотрудник заметил отсутствие печати уже после увольнения, то нужно обратиться в отдел кадров прошлого места работы.

В третьем разделе содержится информация о награждениях работника. В нем фиксируются награды, с указанием даты получения.

Если в разделе закончилось свободное место, то работник, занимающийся кадрами, оформляет дополнительный вкладыш, который помещается в книжку.

Пошаговая инструкция заполнения

Наполнение книжки происходит согласно правилам, описанным в инструкции заполнения трудовых книжек. Ниже представлены этапы заполнения.

При приеме на работу

Шаг 1. В столбец под третьим номером вносится название организации. Если работодатель осуществляет предпринимательскую деятельность индивидуально – его инициалы в полном виде. Сокращенное название предприятия пишется в скобочках.

Шаг 2. В следующей строчке в первой графе отмечается номер записи. Данный порядок нельзя нарушать.

Шаг 3. Во второй графе в той же строчке отмечается дата приема на работу – первый день деятельности работника.

Шаг 4. В том же столбце, в графе с номером три отмечается должность человека, если имеется, то подразделение. Если должность предусматривает возможность льгот, получения компенсаций или ограничений, то название профессии должно соответствовать требованиям справочников.

Шаг 5. В столбце под четвертым номеров отмечаются основания приема в штат компании. К ним относятся дата приказа и его номер.

Работодатель не подкрепляет записи своей подписью, и не ставить печать. Это происходит только при увольнении.

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФ

При увольнении

Шаг 1. В первой колонке отмечается номер записи.

Шаг 2. Во втором столбце указывается дата, когда эта запись была внесена. Это будет последний день человека на рабочем месте.

Шаг 3. В третьей колонке отмечается информация, касающаяся увольнения, то есть указывается причина увольнения сотрудника.

Шаг 4. В четвертом столбце отражается номер приказа и дата его вынесения.

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФ

При совместительстве

Совместительство может быть внешним и внутренним. Трудовая книжка заполняется так же, как и при устройстве на работу.

Шаг 1. В первую очередь заполняется графа под номером три, в которой указывается название предприятия, сведения об устройстве на работу, занимаемая должность. Так же вносится заметка о том, что человек работает совместителем.

Шаг 2. Во вторую очередь заполняется графа под номером один. В ней указывается номер записи.

Шаг 3. В столбце под номером два ставиться дата приема человека в коллектив предприятия.

Шаг 4. Заполняется графа под номером четыре. В ней указывается информация о приказе.

После заполнения книжки, работодатель должен сделать заметку в договоре, что человек работает по совместительству в свободное от основной рабочей деятельности время.

Если человек осуществляет внешнее совместительство, то он обязан представить справку с основного места работы, а также договор.

Награды

Шаг 1. Перед внесением данных о награждении указывается название предприятия.

Шаг 2. В первой графе заполняется номер записи.

Шаг 3. В третий столбец заносится информация о наградах: кем награжден сотрудник, и что он получил. Так же вносятся достижения сотрудника.

Шаг 4. В четвертом столбце указывают наименование документа, послужившего получению награды.

Хранение и учет

Учет и хранение трудовых книжек ведут люди, которые несут за это ответственность. Обычно это сотрудники, отвечающие за кадры. Главным правилом по хранению книжек является их сохранность.

В соответствие с законодательством о труде, в России кадровые документы хранятся у работодателя все время, пока человеком осуществляется профессиональная деятельность в фирме.

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФКогда человек увольняется, трудовая книжка отдается ему в последний день рабочей деятельности. Это действие закрепляется росписью владельца трудовой книжки. Трудовая заводится на человека, который устроен по договору в течение пяти рабочих дней, после устройства его в компанию.

После того, как в книжку будут занесены все отметки, в учетных журналах делается пометка. Затем документ убирается в отведенное место. Хранение трудовых должно быть организованно в соответствие со строгим учетом и контролем, поэтому место хранения должно быть тщательно защищено. Идеальным местом для хранения книжек могут быть сейфы или несгораемые шкафы. Хранить документы в открытом доступе запрещено. В трудовых содержаться сведения, которые содержат персональные данные. За их утрату и распространение может наступить ответственность.

Если на предприятие прибыл новый сотрудник, ему выдается новый, чистый, бланк книжки. Хранение чистых бланков не требует особых условий. Они могут храниться в месте, которое определил сотрудник кадрового отдела или начальник организации. Если бланки будут испорчены, материальный ущерб будет заключаться лишь в приобретении новых бланков. Но, несмотря на это, ответственный сотрудник отдела кадров, будет хранить бланки в недоступных местах, тем самым убережет их потери и хищения.

Когда человек отдал свою трудовую книжку работникам, которые занимаются кадрами, за хранение ее будет отвечать они, а так же начальник, который  должен осуществлять контроль, за документооборотом своей компании.

Трудовые книжки лежат на хранении в главном офисе фирмы на местности. Срок, в течение которого они хранятся – это срок рабочей деятельности человека. В день увольнения она должна быть ему отдана.

Если по какой-то причине работник не смог забрать свою книжку, по истечении трех месяцев, она становится невостребованной и хранится еще два года. После двух лет, происходит передача ее в архив, в котором документы хранятся пятьдесят лет.

Вкладыши в трудовую

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФКогда свободные листы заканчивается, а внесение сведений необходимо, вшивают вкладыши. Вкладыш является документом, в котором отражается информация о рабочей деятельности человека.

По внешнему виду он отличается от книжки. Вкладыш имеет тридцать шесть страниц, обложку из картона и наделен защитными элементами. Титульный лист похож на содержащийся трудовой. Осуществлять покупку бланка может только организация.

Отделу кадров запрещено:

  • брать у работника чистый вкладыш;
  • просить у него чистый вкладыш.

Данный документ является бланком строгой отчетности. Он приобретается у посредников, который выпускают такую продукцию в соответствие с законами Российской Федерации. Такие компании имеют сертификат и лицензию на осуществление такого рода деятельности. Для приобретения вкладыша, между компанией и работодателем заключается договор. Хранением бланков занимается бухгалтерский отдел. После внесения их в реестр, они передаются в отдел кадров лицу, которое занимается заполнением сведений, содержащихся в трудовых книжках.

Как правильно исправлять информацию

Основные правила заполнения трудовых книжек по ТК РФСлучаются моменты, когда работники, занимающиеся кадрами на предприятии, при заполнении трудовой, могут допустить какие-либо ошибки. Например, указать неверно номер или какое-то слово.

При получении трудовой необходимо проверить все сведения, содержащиеся в трудовой. Если они будут содержать некорректные данные, то необходимо сразу же сообщать об этом начальству, либо работнику кадрового отдела.

Если ошибка была допущена предыдущим работодателем в фамилии, имени и других личных сведениях, то она должна устраняться новым работодателем. Он может делать исправления только в том случае, если сотрудник представит ему документы, которые подтвердят истинные данные – например, свидетельство о браке или разводе.

Если ошибки связаны с местом работы, то сотрудник может обратиться в отдел кадров на прошлом месте работы.

Во всех разделах книжки не подлежат корректировке с помощью зачеркивания, или замазывания штрихом.

Под недостоверными сведениями размещается новая запись, которая указывает на то, что ранее внесенные сведения не являются действительными. Далее вносится новая запись, не содержащая ошибок. Она будет иметь другой номер. Титульный лист исправлять методом зачеркивания возможно. После внесения правильных сведений, работодатель проверяет исправление, и заверяет его.

Частые ошибки сотрудников отдела кадров

Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые совершают сотрудники, работающие с кадрами, при заполнении трудовых книжек:

  • неверно записана информация о рождении;
  • пометки об образовании отсутствуют;
  • отчество, а также имя и фамилия человека, указаны с ошибками;
  • пометки об образовании отмечены не в полном объеме;
  • не отражено наименование профессии, специальности работника;
  • не имеется дата заполнения;
  • не имеется подписи владельца;
  • не поставлена печать компании на титульном листе;
  • данные внесены тогда, когда истек срок их внесения;
  • нарушен порядок указания для добавления записи;
  • пометки о вознаграждениях отражены в другом разделе;
  • не имеется подписи сотрудника, которая подтверждает, что он знаком со всеми отметками и согласен с ними.

Данный документ является особенным для любого гражданина, который осуществляет рабочий процесс. Его порча или утрата может доставить много неприятных последствий, поэтому необходимо внимательно наблюдать за его состоянием. В это документе отражены все годы, в течение которых человек трудился в фирмах. При его отсутствии подтвердить свою деятельность будет очень проблематично, так как собирать доказательства — это достаточно нелегкий процесс, который займет очень много времени, а некоторые субъекты могут вообще прекратить свою деятельность. Поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, необходимо проверять правильность заполнения и наличие всех печатей.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Какие вопросы задавать на собеседовании работодателю
  2. Как вести себя на собеседовании, чтобы предложили работу
  3. Обоснованный и необоснованный отказ в приеме не работу по ТК РФ
  4. Порядок приема на работу в 2018 году
  5. Образец приказа о назначении на должность

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *