Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно. Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации. Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

Кто такой секретарь референт?

В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования.

Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола.  С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

Общие положения инструкции

Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

  • краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
  • перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
  • какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
  • требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
  • перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
  • перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

Пример должностной инструкции.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Должностная инструкция секретаря-референта

Обязанности и задачи

На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.

Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.

Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:

  1. Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкцииВыполнение поручений руководителя.
  2. Встреча клиентов.
  3. Прием телефонных звонков.
  4. Разбор, сортировка входящей и исходящей корреспонденции.
  5. Контроль рабочего расписания директора.
  6. Проверка правильности оформления всей документации, представляемой директору на подпись.
  7. Отслеживание сроков представления всей необходимой для руководителя документации.
  8. Обеспечение руководства канцелярскими товарами и всем прочим – кофе, легкий перекус, свежие газеты и тому подобное.
  9. Планирование и координирование командировок.
  10. Организация совещаний.

В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться. Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

Требования к специалисту

От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия. Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.

Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:

  1. Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
  2. Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
  3. Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
  4. Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
  5. Обязательные навыки в области организации документооборота.
  6. Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
  7. Грамотная письменная и устная речь.

Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.

Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкцииКроме этого кандидат должен быть:

  • стрессоустойчивым;
  • ответственным, пунктуальным;
  • обладать хорошей памятью;
  • способностью быстро реагировать на изменение ситуации.

Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать, если директор «встал не с той ноги».

Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов, которые не пропишешь ни в одной инструкции.

Ответственность и права

Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения.

В большинстве случаев секретарь референт имеет право:

  1. Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
  2. Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
  3. Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
  4. В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
  5. Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
  6. Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
  7. Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
  8. Визировать документы в рамках своей компетенции.
  9. Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.

Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника. Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:

  1. Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
  2. Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
  3. Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
  4. Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  5. Причинение материального ущерба организации.
  6. Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.

Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.

Преимущества и недостатки профессии

На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

  • отсутствие физических нагрузок;
  • работа в теплом, уютном офисе;
  • разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
  • необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
  • участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
  • получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
  • всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

  1. Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкцииБесперспективность. Этот фактор связан с тем, что директор не желает отпускать от себя секретаря, который полностью его устраивает. В результате все инициативы сотрудника перейти на более высокую должность не получают поддержку руководства.
  2. Ненормированный рабочий день.
  3. Не взирая ни на какие обстоятельства внешний вид и манера общения должны быть безупречны.
  4. Зависимость рабочего дня от настроения начальника. Секретарь первым принимает «удары» руководства, так как постоянно находится на виду.
  5. Однотипность и рутинность работы, если работа осуществляется в мелких организациях.
  6. Ощущение себя как «девочки на побегушках», особенно если руководитель нагружает кучей личных поручений.

К секретарю референту предъявляется огромное количество требований, накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей. Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Профессия вахтер и основные должностные обязанности
  2. Типовая должностная инструкция педагога-психолога в школе
  3. Обязанности и должностная инструкция кухонного рабочего
  4. Должностные обязанности и инструкция менеджера
  5. Кто такой стропальщик и что должен знать

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *