Особенности составления докладной записки относительно нарушения трудовой дисциплины

Нарушение дисциплины на предприятии всегда чревато последствиями для инициатора беспорядка. Руководство может принять крайне неприятные меры наказания – штраф, выговор, увольнение.

Особенности составления докладной записки относительно нарушения трудовой дисциплины

Зачем нужен документ

Особенности составления докладной записки относительно нарушения трудовой дисциплиныДокладная записка – это обращение к вышестоящему руководству для уведомления о произошедших обстоятельствах. Она может быть как внутреннего, так и внешнего значения в зависимости от места нахождения адресата и объекта жалобы составителя.

Записка кроме описания ситуации должна выражать просьбу, требование или замечание.

В зависимости от рода обращения документ может быть инициативным, информационным, отчетным или аналитическим.

Каждый из вариантов предназначен для конкретного случая:

  1. Инициативная составляется с целью внесения предложений по факту обращения, то есть этим документом не только доносится до сведения руководства определенная информация, но и вносятся предложения.
  2. Информационная имеет характер регулярности, так как она в качестве отчета предоставляется руководству относительно каждого проделанного этапа работы или произошедшего события внутри подразделения
  3. Отчетная составляется по итогам проделанной работы или выполненного поручения с целью сообщения о полученных результатах выполнения поставленного задания.

Документ применяется с целью сообщения о сбоях в работе предприятия или подразделения. Именно данный вариант обращения к вышестоящему руководству является основанием для правомерного использования мер пресечения.

Кроме этого докладная записка в случае с применением наказания является частью документального оформления всего процесса применения мер, так как она является подтверждением того, что сотрудник неоднократно нарушал дисциплину и предупреждался о последствиях. Все это будет важно в случае судебного разбирательства с уволенным или наказанным работником.

Правила оформления

Согласно требованиям ТК РФ, непосредственный начальник нарушителя перед формированием записки должен соблюсти весь процесс получения доказательств:

  • пометки из табеля учета рабочего времени об опоздании;
  • свидетельства очевидцев;
  • получить объяснительную записку от виновника и прочее.

Документ составляется в единой форме, в которой составитель произвольным стилем объясняет вышестоящему руководству о факте правонарушения и подкрепляет все доказательствами.

При этом записка должна составляться с соблюдением правил делопроизводства относительно формирования деловых бумаг:

  • наименование и реквизиты организации или подразделения;
  • данные адресата;
  • дата составления;
  • название документа с датой формирования;
  • основания для составления, например, систематическое опоздание сотрудника, важно указать на причину жалобы;
  • в теле документа следует подробно изложить всю проблему, но без эмоций и особых подробностей;
  • выдвинуть свои предложения, если это необходимо;
  • поставить подпись с расшифровкой и указанием инициалов.

При этом важно сослаться на доказательные документы в процессе изложения сути обращения.

Основными составляющими записки, которым следует уделить особое внимание, являются:

  • подробное название, с каким событием она связана;
  • текст документа, который нужно составить из вводной и заключительной части – в первой изложить суть обращения, во второй внести предложения и требования, провести анализ случившегося;
  • предоставление доказательств и фактов, перечнем указать на приложенные документы;
  • указание конкретного нарушителя спокойствия – ФИО, должность.

Резолюция руководителя послужит основанием для дальнейших действий.

Когда и кем составляется

Особенности составления докладной записки относительно нарушения трудовой дисциплиныСоставление записки происходит при возникновении соответствующей ситуации, требующей вмешательства или решения от вышестоящего руководства.

В зависимости от случая ее формирования составителем является:

  • исполнитель поручения;
  • подотчетное лицо, которое обязано регулярно информировать начальство;
  • непосредственный начальник внутреннего подразделения предприятия, который может не только информировать начальство о происшествиях, но и нуждаться в разрешении на соответствующие действия в отношении правонарушителя;
  • коллега виновника непосредственному начальнику.

Образец документа

Примерный образец документа выглядит следующим образом.

Директору ООО «Изюминка»

Фролову Андрею Витальевичу

от начальника подразделения Афанасьева Е. Г.

 

Докладная записка

от 01.01.2018 №43

О нарушении трудовой дисциплины механиком Егоровым И. Г.

 

Довожу до Вашего сведения, что механик Егоров И. Г. приступил к исполнению трудовых обязанностей в 13:00, в то время как рабочий день, согласно локальным внутренним документам, начинается в 8:30 для всего персонала без исключения.

На требование предъявить обоснование своему опозданию, Егоров дал отказ.

Объяснительная записка и отметка в графике рабочего времени к записке прилагается.

Так как данное правонарушение произошло впервые, прошу объявить механику Егорову И. Г. выговор.

01.01.2018 / Афанасьева Е. Г. / подпись

Заключение

Докладная записка может применяться для различных вариантов донесения информации до вышестоящего руководства, все зависит от причины ее формирования.

Законодателем нет четких указаний в отношении ее стилистики, но при этом нужно соблюдать все правила формирования деловой документации и оперировать фактами, указывать реквизиты и конкретные данные.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Как заполнить соглашение на обработку персональных данных
  2. Как разработать положение о защите персональных данных
  3. Как составить уведомление об обработке персональных данных
  4. Когда работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб
  5. Как подготовить и найти образец плана мероприятий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *