Особенности составления и образца приказа об утверждении должностной инструкции

Чтобы должностные инструкции были наделены соответствующей юридической силой, необходимо соблюдать механизм их введения в действие, так как наличие этих локальных актов является жизненно необходимым для нормального функционирования предприятия.

Особенности составления и образца приказа об утверждении должностной инструкции

Варианты подготовки и реквизиты

Особенности составления и образца приказа об утверждении должностной инструкцииТак как документация по инструктажу штата может быть двух вариантов, то и утверждающие бумаги составляются разными способами с совершенно отличающимся смыслом:

  1. Инструкция как самостоятельный документ – издается указ об утверждении новой редакции документации или же о внесении правок.
  2. Инструкция как приложение к трудовому соглашению – утверждается сформированное ранее приложение.

Кроме этого, если инструкция формируется в качестве новой редакции необходимо изначально отменить старую документацию отдельным указом и составить новый на утверждение составленной редакции.

Так как унифицированного образца указа нет, составление его происходит в произвольной форме с учетом особенностей производства.

В нем указываются следующие данные:

  • название организации;
  • оглавление бумаги;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • цель издания документа, к примеру, «в целях исполнения требований Трудового законодательства»;
  • после этого следует поставить слово «Приказываю»;
  • перечень документов, которые следует утвердить с указанием должностей, которых нововведения коснулись;
  • условия формирования – ознакомление сотрудников с соответствующим перечнем должностных инструкций;
  • обозначить ответственные лица за утверждение документ и ознакомление с ним сотрудников;
  • подписи руководителя и работника данные, которого указаны в документе.

Кому вменяется его составление

Составляется приказ на большом предприятии отделом кадров, так как именно в компетенцию этих специалистов входят такие полномочия.

Особенности составления и образца приказа об утверждении должностной инструкции

Если же компания небольшая, то приказ может составлять секретарь, делопроизводитель или юрист предприятия, который по совместительству может замещать должность кадрового работника.

Структура документа в зависимости от специализации компании

В зависимости от того, к какой форме организация имеет отношение, формируется документ, учитываются нюансы его формирования.

Однако в любом случае приказ должен составляться с соблюдением всех правил делопроизводства. Он складывается из нескольких блоков:

  1. Констатирующий – идет описание причины для составления приказа.
  2. Распорядительный – распоряжение директора об утверждении документации.
  3. Итоговый – должны поставить подписи все лица, которых коснулось распоряжение руководителя.

При этом все графы должны начинаться со слов:

  1. Утверждаю.
  2. Приказываю.
  3. Разработать.
  4. Создать и прочие.

Если утверждается новая редакция уже существующего инструктажа, следует в начале распорядительной бумаги на него сослаться – указать все реквизиты старого образца инструкции.

Организация

Должностная инструкция на предприятии является основополагающей документацией, регулирующей все обязанности и права работника, если эти особенности не прописаны в трудовом соглашении.

Приказ об утверждении данных листов является неотъемлемой частью для любой формы собственности, так как он есть основанием для получения от работника объяснений при несоблюдении своих прав и функций или для его премирования.

Такой приказ должен содержать перечень существующих на предприятии должностей, так как его доступно формировать один для всех представленных к утверждению документов.

Чтобы ввести в действие инструктаж для нового работника, необходимо издавать отдельный распорядительный бланк.

Особенности составления и образца приказа об утверждении должностной инструкции

Отсюда следует, что в данном случае документ не имеет особых отличий от прочих составляемых по предприятию приказов, главное соблюдать структурирование, формировать на фирменном бланке и не допускать ошибок.

Школа

В данном учреждении должностные инструкции являются неотъемлемой частью рабочей документации, особенно при введении в действие современных методик воспитания детей и подачи им информации.

Обязанности педагога, его функции и ответственность прописаны в законодательных актах – в ЕТКС или Приказе Минздравсоцразвития России №761н от 2010 года.

Распоряжение об утверждении инструкции в данном случае должно содержать сведения о предназначении – для сотрудников государственного бюджетного учреждения, такой-то школы, указать ее место нахождения и номер.

Детский сад

В данном случае применяются те же шаблоны, что и при формировании распорядительных бумаг в школах – так как для воспитателей и нянечек обязанности и функции к исполнению существуют уже годами в нормативных актах, утверждение в таком случае требуется в особенные моменты при формировании новой редакции документации.

Госкорпорация

В таких учреждениях собраны только самые высококлассные специалисты, знающие все тонкости бюрократии.

Приказы об утверждении должностных обязанностей и функций могут решать сразу несколько задач:

  1. Обязывать по достижению целей сразу несколько подразделений.
  2. Устанавливать сроки для их исполнения.
  3. Обязывать определенных лиц на контроль над выполнением поставленных задач.
  4. Описывать каким образом они должны взаимодействовать в процессе подготовки документов и прочее.

Распоряжение после слова «Приказываю» в данном случае содержит примерно такой текст:

  1. Для внесения изменений в должностные инструкции руководитель подразделения-инициатора обязан в течение 3 дней обратиться в правовой отдел с соответствующим заявлением.
  2. Правовой отдел обязан: в течение 3 дней рассмотреть заявление, в течение последующих 3 дней разработать новую редакцию инструкции, в течение 1 дня согласовать с заявителем, в течение 1 дня вносить правки, на следующий день передать на утверждение.

В остальном составляется указ согласно принятым шаблонам.

Кроме этого существуют отдельные ведомственные распоряжения относительно формы утверждающей документации, к примеру, Приказ МВД РФ №19 от 1998 года.

Образец распоряжения руководителя об утверждении

Стандартная форма указа выглядит примерно следующим образом.

Предприятие ООО «Алмаз»

ПРИКАЗ

28 января 2018 года                                        №165-лн

Об утверждении должностных инструкций

В связи с реорганизацией предприятия вносятся изменения в функциональные и должностные обязанности штата.

ПРИКАЗЫВАЮ

Утвердить с 29.01.2018 года следующие должностные инструкции:

  • главного бухгалтера (приложение 1);
  • кадрового работника (приложение 2);
  • инженера-технолога (приложение 3);
  • штатного рабочего производственного цеха (приложение 4);
  • уборщицы (приложение 5);
  • дворника (приложение 6);
  • кладовщика (приложение 7);
  • секретаря (приложение 8);
  • специалиста отдела кадров (приложение 9);
  • специалиста по охране труда (приложение 10);
  • подсобного рабочего (приложение 11);
  • диспетчера (приложение 12);
  • нормировщика (приложение 13).

Считать утратившими юридическую силу должностные инструкции, утвержденные от 2.01.2015 года приказом руководителя.

Донести до сведения работников данную редакцию под роспись в Листе ознакомления до 2.02.2018 года вменяется сотруднику отдела кадров Ершову А.А.

Контроль над исполнением требования выполнить начальнику отдела кадров Астафьевой Л. И.

Генеральный директор                    Бочкарев Э. Е.

Сотрудник отдела кадров                Ершов А. А.

Начальник отдела кадров                Астафьева Л. И.

Составленный надлежащим образом утвердительный лист обеспечит юридической силой всю процедуру утверждения и внесения изменений, что не оставит для проверяющих органов и малейшей частицы сомнений.

Важно: весь текст распоряжения должен составляться без ошибок и опечаток.

Необходимость в утверждении инструкции

Согласно Письму Роструда №4412-6 от 2007 года, работодатель сам вправе регулировать процесс формирования должностных инструкций и дополнений к ним, обычно для этой цели составляется специальное положение.

Именно в нем указана необходимость в издании распоряжения.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец приказа об утверждении должностных инструкций

Можно эту особенность опустить, если такой порядок допустим локальными внутренними актами, и использовать только гриф утверждения на первой странице должностной инструкции.

Как хранить

Приказ об утверждении, как и прочие бумаги, формирующие личную документацию рабочих, а также участвующие в подготовительной работе согласно п. 657 Приказа Минкультуры России №558 хранятся в архиве предприятия или компаний, предоставляющих подобные услуги не менее 75 лет.

В случае ликвидации предприятия документы, в том числе и должностные инструкции, передаются в городской государственный архив или же правопреемнику.

Заключение

Так как законодателем не предусмотрен конкретный алгоритм действий при введении в действие должностной инструкции, то работодатель сам вправе определять его ход. Но утверждение документа необходимо в любом случае перед его использованием, при этом одним приказом доступно вводить в действие несколько инструкций.

В случае формирования обязанностей для нового работника приказ должен быть индивидуальный.

Вебинар по нюансам составления и использования должностных инструкций размещен ниже.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Менеджер по работе с клиентами: должностные обязанности и инструкция
  2. Должностная инструкция и функциональные обязанности программиста
  3. Должностная инструкция и обязанности продавца
  4. Должностная инструкция и обязанности экономиста
  5. Пример типовой инструкции водителя-погрузчика

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *