Порядок внесения изменений в штатное расписание

В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.

Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?

При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.

Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы.

Порядок внесения изменений в штатное расписаниеСпециалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта?

Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.

Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:

  • на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
  • руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
  • случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
  • нужно ввести/исключить вакантную должность.

Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:

  • реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
  • регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
  • изменение существенных условий труда работников;
  • перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.

Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.

То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.

Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?

Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников, если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.

Порядок внесения изменений в штатное расписаниеВ основе нововведений порой лежат результаты бухгалтерской деятельности, например, сведения о том, что прибыльность от основного вида деятельности снизилась, может стать поводом для проведения сокращения определенных специалистов.

А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц.

Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:

  • издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
  • составление нового документа.

Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.

Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина.

Если договор, регламентирующий взаимоотношения работодателя и работника, корректируется в связи с организационными или технологическими причинами, то специалист по кадрам (иное лицо, ответственное за кадровый состав на предприятии) должен уведомить об этом сотрудников не менее чем за 2 месяца до вступления в силу намечаемых изменений. При этом нужно соблюсти нормы и требования, установленные ст. 74 ТК РФ, а именно: предложить подчиненному иную должность, отвечающую его квалификационным характеристикам и уровню здоровья. Вслед за положительным ответом следует подписание дополнительного соглашения к основному договору о трудовых взаимоотношениях.

Если же работник в течение 2-х месяцев, так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение оклада

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях, например, сокращение штатных единиц. Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер. Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.

Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:

  1. Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
  2. Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
  3. Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.

Порядок внесения изменений в штатное расписаниеКаждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом, свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.

Переименование подразделения

Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании. Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания. Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.

Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов:

  • пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
  • распоряжение об осуществлении изменений;
  • уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
  • приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
  • новое штатное расписание.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что занимаемая должность и отдел, в котором работник непосредственно трудится, должны отражаться в договоре, соответственно, их изменение можно произвести только при наличии согласия подчиненного, полученного с соблюдением ст. 72 ТК РФ. Это значит, что каждый труженик должен быть уведомлен о грядущих событиях заблаговременно, как того требует ст. 74 ТК РФ.

При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.

Сокращение штата

Порядок внесения изменений в штатное расписаниеСокращение штатного расписания предприятия представляет собой высвобождение вакантных рабочих единиц. Процедура является достаточно сложной и должна рассматриваться в разрезе многочисленных сопровождающих факторов.

Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.

Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ, объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».

Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:

  • какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
  • требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
  • предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.

Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.

Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.

Образец приказа о внесении изменений.

Внесение серьезных правок

Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов, а иногда, и получением необходимых согласований.

Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.

Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:

  • служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
  • уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
  • издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Бланк формы Т-3. Штатное расписание
  • Бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание

Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?

Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях, если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.

Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.

В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Актуальные новости об уровне зарплаты учителей
  2. Как правильно составить исковое заявление на восстановление на работе
  3. Причины возникновения и способы решения индивидуальных трудовых споров
  4. Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений
  5. Особенности написания заявления на отпуск

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *