Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книге

Трудовую книжку можно смело назвать самым главным документом для оформления пенсионного обеспечения. Именно в ней специалист по кадрам отражает информацию, подтверждающую время официального трудоустройства. Но, как и любой другой человек, он может допустить ошибку, например, неправильно написать занимаемую должность, дату приема на работу или сослаться на статью ТК РФ, не соответствующую причине расторжения трудовых отношений.

Осуществления корректировки может потребоваться и в том случае, если человек восстанавливается на работу после незаконного увольнения. При этом нужно не просто указать верную информацию, но и признать предыдущую запись недействительной.

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книге

Как признать запись недействительной?

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книгеВ п. 30 Постановления Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках», изданном 16 апреля 2003 г., говорится о том, что неверную или неточную информацию нельзя перечеркивать. Законодатель настоятельно рекомендует признавать ошибочную запись недействительной, а после вносить актуальные сведения.

Для этого в документ о стаже необходимо включить информацию следующего содержания: «запись № такой-то считать недействительной». Ниже указывается правильная формулировка. Трудовая книжка может содержать только обоснованные сведения, поэтому в 4-й графе кадровик обязательно должен вписать ссылку на соответствующий приказ.

Правовое регулирование

Чем должен руководствоваться сотрудник кадровой службы при исправлении оплошностей в документе о трудовом стаже?

В Постановлении Минтруда и соц. развития № 69, принятом в октябре 2003 г. подробно расписана правильная последовательность внесения информации в трудовую книжку. Хранение и учет документов о стаже контролирует постановление № 225, изданное все в том же 2003 г., но на полгода ранее.

Распространенные ошибки и способы их исправления

Местом расположения ошибочной информации может являться как вкладыш, так и титульный лист.

Если кадровому работнику известно о нюансах, то он сможет актуализировать любые неточные сведения.

Среди основных правил исправления записей в трудовой книжке можно выделить следующие моменты:

  1. Для записей можно использовать только обычную пасту, не зависящую от света или воды.
  2. Ручка с гелевыми чернилами является неприемлемой, так как спустя короткое время о яркости цвета и четкости останется только грустное воспоминание.
  3. Зачеркивать или замазывать корректирующей жидкостью ничего нельзя. Исправления вносятся только путем написания правильной фразы чуть ниже.
  4. Если ошибка пришлась на новую трудовую книжку, то можно предложить работнику приобрести новую, а если документ уже содержит информацию о местах официального труда, то ничего не поделаешь — придется исправлять.

Новую правильную запись может внести только специалист отдела кадров. На текущем месте работы разрешается исправлять ошибки, допущенные работником, ответственным за ведение документов о стаже, на предыдущем предприятии, главное, чтобы официальное подтверждение имелось.

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книгеОсновными ошибками, требующими корректирования информации в трудовой книжке, являются следующие моменты:

  1. Работника восстанавливают в прежней должности по решению суда, признавшего причину расторжения трудовых взаимоотношений по инициативе работодателя необоснованной. В данном случае указывается дата, с которой сотрудник может вновь приступить к выполнению своих должностных обязанностей, запись об увольнении признается недействительной, а также подробно записывается корректная должность. Основанием является принятое судьей решение.
  2. При увольнении специалист по кадрам сослался на неправильную статью ТК РФ. Порядок исправления следующий: фраза о расторжении трудовых отношений признается недействительной, а затем указывается новая причина расставания с занимаемой должностью.
  3. Путаница с датами приема и увольнения. На самом деле эта одна из наиболее серьезных оплошностей кадровика, которая может в дальнейшем обернуться для работника проблемами при обращении в Пенсионный фонд. Самое главное правило: при получении на руки трудовой книжки, нужно очень внимательно знакомиться с внесенными в нее сведениями, чтобы забить тревогу по «горячим» следам. А для исправления нужно сначала в письменной форме уведомить руководителя о допущенной ошибке и попросить ее исправить. Затем следует убедиться в издании соответствующего приказа и внесения корректив, а только после этого забрать документ о стаже.
  4. Ошибочное основание (реквизиты приказа) нужно исправлять следующим образом: аннулировать неверную запись, а затем продублировать строку, но с верным номером и датой приказа.
  5. Название организации инспектор отдела кадров должен скорректировать фразой: «в наименовании предприятия была допущена ошибка», а потом написать правильную организационно-правовую форму или название компании.

Кадровик может также допустить ошибку не только в основном разделе – о местах и периодах трудоустройства, но и в сведениях о наградах. Здесь также не допускаются зачеркивания и замазывания. Информация вносится аналогичным способом: сначала признается недействительным ошибочное награждение, а затем указываются достоверные сведения.

Многие кадровики считают, что если место в разделе о работе закончилось, то можно продолжить размещение информации в разделе о наградах. Но, это неправильно. Законченную трудовую книжку можно дополнить только соответствующим вкладышем.

Внесения правок после увольнения

Порой бывает так, что гражданин устраивается на новое место работы, будучи на 100% уверенным в том, что распрощался с прежним работодателем, но кадровый работник, оформляющий документы, обнаруживает, что трудовая книжка содержит ошибку. Как же поступить? Порядок действий очень прост:

  1. Запросить с прежней организации официальную бумагу, свидетельствующую о допущении неточности. Это может быть: приказ, подписанный руководителем, личная карточка по форме Т2, выписка из какого-либо локального акта, копия журнала, в котором отражены все приказы и т.д.
  2. Передать документ сотруднику отдела кадров на текущем месте официального выполнения трудовых обязанностей и сообщить о своей просьбе.

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книгеКонечно, можно попросить исправить ошибку именно того, кто ее допустил, но это является немного затруднительным ввиду того, что работнику нужно писать заявление на имя текущего руководителя, с просьбой предоставить на руки документ о стаже на определенное время.

Бывают ситуации, когда специалист по кадрам внес необходимую информацию в трудовую книжку и передал ее для ознакомления увольняющемуся сотруднику, но при прочтении записей последний обнаружил неточность. Как правильно поступить? Кто должен внести изменения?

Ответ кажется очевидным: кто ошибся, тот пусть и исправляет, но ведь после расторжения трудовых взаимоотношений работника с текущим работодателем, кадровик подает документ на подпись руководителю и ставит печать учреждения, тем самым закрывает свой лист.

Внести еще одну запись нужно следующим образом:

  1. Написать полное название учреждения. Пусть лучше трудовая книжка будет содержать дублирующую фразу, чем сотрудник, например, отделения пенсионного фонда засомневается в правдивости изложенных сведений.
  2. Затем следует «превратить» неправильную фразу в недействительную.
  3. Вписать корректную информацию.
  4. Вновь закрыть перечень своих записей, аналогично с расторжением трудового договора.

Кстати, отказывать подчиненному не рекомендуется, так как суд вряд ли поддержит стороны провинившегося работодателя.

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книгеБывает и так, что гражданин (или специалист по кадрам на текущем месте работы) заметил неточность в сведениях, указанных в книжке о трудовом стаже, уже по прошествии нескольких лет. Расстраиваться не стоит, ситуация исправима, просто нужно действовать в следующем порядке:

  1. Сначала указывается очередной номер записи и дата корректирования информации.
  2. Далее размещается признание в том, что запись не соответствует реальности.
  3. Затем указывается актуальная информация со ссылкой на документацию с прежнего места работы.

Главным преимуществом данного метода является тот факт, что даже если к моменту обнаружения ошибки организация уже прекратила свое существование, то необходимую документацию может предоставить архив, а внести исправления – текущий работодатель.

Правила и нюансы признания недействительной записи в трудовой книге

Вносим изменения в сведения о работнике

Выше говорилось о том, что черкать в трудовой книжке нельзя, но действующее законодательство все же позволяет это сделать при наличии определенных обстоятельств. Например, сотрудница вступила в брачные узы и принесла на работу свидетельство о создании новой ячейки общества и копию нового паспорта. В данном случае кадровик не просто может, а должен перечеркнуть старую фамилию и записать рядом (сбоку, ниже) новую актуальную информацию. Сведения о документе-основании подобного рода изменений следует разместить на внутреннем развороте обложки.

В данном видео подробная и наглядная инструкция о том, как поступить если совершена ошибка при заполнении трудовой книги.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Образец трудового договора с водителем
  2. Образец книги учета движения трудовых книжек
  3. Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу
  4. Должностная инструкция и обязанности руководителя отдела продаж
  5. Должностные обязанности технического писателя

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *