Правила утверждения штатного расписания для организаций разного типа собственности

Правила утверждения штатного расписания для организаций разного типа собственностиКаждый работник должен исполнять свои трудовые обязанности в соответствии со своим местом в штатном расписании и утвержденными должностными инструкциями. Составление таких документов способствует комплектации штата специалистами и регулированию количества единиц по каждой профессии в оптимальном соотношении. Утверждается этот документ руководством. В статье будет рассмотрен порядок его составления и правила внесения изменений при необходимости.

Что это такое?

Штатное расписание — локальный нормативный акт, утвержденный руководством организации. Он позволяет определить потребность в сотрудниках той или иной должности на настоящий или предстоящий момент. Эта бумага, условно, носит добровольный характер. Однако о необходимости ее использования однозначно говорится в ст. 57 ТК РФ.

Наиболее серьезный подход к составлению и утверждению можно наблюдать в крупных организациях и госучреждениях. Предприятиями малого бизнеса штатное расписание используют формально. Традиционно, бумага включает в себя следующие данные:

  • наименования подразделений, для которых оформляется перечень;
  • описательные особенности должностей, в отношении которых будет действовать штатное;
  • число сотрудников, занятых на предприятии в определенной должности;
  • условия рабочей деятельности (количество часов в месяц/год, число полных и неполных ставок/окладов).

В основном нормативном акте трудового законодательства штатное расписание упоминается исключительно в ст. 57 ТК РФ. В соответствии с данной нормой соглашение по труду должно содержать наименование должности/специальности, профессии, функции работника согласно штатному расписанию. Соответственно, если в договоре определяется должность (без этого контракт с сотрудником будет просто недействительным), работодатель просто-напросто обязан иметь действующее штатное расписание.

Если же в соглашении фигурирует конкретная трудовая функция (работа, закрепленная за специалистом), необходимость в использовании штатного расписания отпадает. Но в этом случае в договоре с работником нужно прописать все детали, которые должны быть урегулированы локальным документом о штатном составе предприятия.

Отсутствие такого норматива, если его необходимость закреплена в порядке внутреннего документооборота или законодательстве, расценивается как административное нарушение и предполагает ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

При формировании списка должностей и их названий субъекты хозяйствования обязаны максимально придерживаться классификаторов профессий, профстандартов и ЕТКС.

В штатном положении отмечаются занятые и вакантные должности, а также принимаются во внимание совместители и лица, осуществляющие вспомогательную работу относительно основного производства.

Порядок утверждения

Есть несколько нюансов, которые должен учесть управленец в процессе утверждения положения:

  • необходимо провести анализ кадрового резерва и учет мощности,
  • следует оценить перспективы развития организации;
  • базовая часть бумаги подлежит оформлению в виде табличной сводки;
  • далее происходит утверждение акта посредством оформления приказа, ст. 8 ТК РФ.

Только после соблюдения всех этих формальностей кадровая служба может использовать документ на законных основаниях. Общий порядок оформления выглядит следующим образом:

  1. Составление штатного расписания с указанием структурных подразделений по степени их значимости.
  2. Согласование с руководителями структурных подразделений, а затем – с отдельными работниками.
  3. Издание утверждающего приказа с соблюдением законодательных норм и правил. Для этого в графе «утверждено» проставляется дата и номер приказа.
  4. Его последующая регистрация в специализированном журнале.
  5. Ознакомление под роспись всех лиц, которые заинтересованы в его изучении (кадровики, бухслужба, начальники подразделений).
  6. Постановка «автографов» всеми ознакомленными с приказом.

Документ заполняется в соответствии с формой № Т-3, которая утверждена в рамках Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. С 2013 года этот шаблон перестал быть обязательным, и каждая организация вправе использовать «свой» бланк.

Кто составляет штатное расписание?

Первичной разработкой и составлением занимается сотрудник, на которого возложена эта задача. Часто, это главное лицо, ответственное за этот процесс – например, экономист по труду, работающий в отделе оплаты труда. Правила утверждения штатного расписания для организаций разного типа собственностиВ зависимости от особенностей работы предприятия, к подготовке документа привлекаются следующие лица:

  • кадровики;
  • бухгалтеры;
  • юристы;
  • начальники отделов и служб (им позволено вносить в документ изменения и дополнения).

Официально ответственные лица – руководитель организации и главный бухгалтер. Именно они и ставят на документе свою подпись.

Структура и обязательные реквизиты

В положение включаются следующие данные:

  • название структурных подразделений;
  • описание профессий и должностей, присутствующих на предприятии;
  • число штатных единиц (полных и неполных ставок);
  • размерный показатель оклада каждого специалиста;
  • наличие/отсутствие надбавки;
  • прочие данные.

Составление осуществляется в унифицированной форме №Т-3. Правила внесения данных выглядят следующим образом:

  • название организации должно быть указано согласно сведениям, прописанным в учредительной документации;
  • код ОКПО включает в себя идентификационный код фирмы;
  • в поле «номер» ставится единица, если речь идет о первичном составлении, и сквозная нумерация в последующем времени;
  • дата составления – текущая;
  • графа «на период» содержит данные о сроке действия документа;
  • гриф утверждения включает в себя слово «утверждаю», должность лица, ответственного за это мероприятие, и его личную подпись с расшифровкой и датой.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Приказ об утверждении штатного расписания (образец)
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016…Требования к оформлению документов

Приказ об утверждении

Приказ, связанный с утверждением штатного расписания, не имеет унифицированного образца, поэтому написание может осуществляться в произвольной форме, в формате, закрепленном в положении о внутреннем документообороте. Но соблюдение норм делопроизводства – обязательный момент. Обязательно включение в бумагу следующих данных:

  • номер составления приказа;
  • дата оформления;
  • название предприятия, для которого составляется оригинал;
  • ссылка на основание;
  • основная суть;
  • номер/дата;
  • время введения в действие.

При желании информационный раздел может быть дополнен данными, связанными с количеством штатных единиц и фондом оплаты труда. В конце устанавливаются лица, ответственные за выполнение приказа.

Сроки составления и утверждения

Строгих временных рамок по срокам составления и утверждения подобной документации не имеется. Но если принять во внимание тот факт, что бумага носит плановый характер, иногда целесообразно составлять ее ежегодно. Хотя в большинстве случает «штатка» утверждается разово и действует в течение нескольких лет.

Правила утверждения штатного расписания для организаций разного типа собственностиДобавление новых должностей и численности в расписание не требует заблаговременного сообщения, поэтому обновленное расширенное штатное может быть утверждено хоть за 1 день до ввода в действие. Если на новые места еще нет кандидатов из кадрового резерва, то эти единицы будут числиться вакантными.

Другое дело, сокращение численности штата. В данном случае разработкой сокращенного варианта документа нужно озаботиться заранее. В ст. 180 ТК РФ сказано, что о предстоящем увольнении работодатель обязан предупредить как минимум за 2 месяца, а значит, новое штатное нужно разработать в этот же срок, не позднее. Согласно п. 2 ст. 81 ТК РФ сокращенные специалисты, при неимении подходящих вакантных должностей, увольняются.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?

Регламента в данном аспекте не разработано, но стоит опираться на нормы практической статистики. Она демонстрирует следующую картину. В случае изменений необходимо составить новый документ. То же самое касается ситуации с дополнениями.

Этот шаг не обязателен. Но предусмотрительный подход способствует простоте применения документа. Кроме того, ежегодное внесение изменений позволит отследить усовершенствования и продолжить внесение корректировок в удобном для предприятия режиме.

Срок действия

Поскольку законодатель не включил в обязанности нанимателя разработку и утверждение штатного расписания, вопрос, связанный со сроками этих процессов, не актуален. В данном случае работодатель должен опираться на собственное видение картины и личные пожелания.

На практике утверждение производится на год. Но на крупных предприятиях, где оборот документов строго запротоколирован, внутренние нормативные акты могут предусматривать конкретные временные рамки по утверждению документа.

Общий принцип можно сформулировать следующим образом: штатное считается действительным до тех пор, пока не возникла необходимость внести в него изменения.

Как часто можно вносить изменения?

Как уже отмечалось, составление расписания осуществляется на год и более. Правила утверждения штатного расписания для организаций разного типа собственностиОбычно формирование его производится в начале или конце календарного периода, исходя из личных планов и потребностей организации.

Каждая перемена сопровождается созданием отдельного приказа. Делать это можно неограниченное количество раз, главное, чтобы сотрудники фирмы, работающие с документом, могли удобно и комфортно исполнять свои трудовые обязанности.

За какой срок нужно утвердить расписание до его вступления в силу?

В тексте указывается факт подтверждения положения, общее число единиц в штате, а также срок, в течение которого акт будет введен в действие. В случае сокращения штата отводится 2 месяца.

При расширении численности сотрудников документ на утверждение нового документа дается ровно столько времени, сколько требуется на оформление трудоустройства.

Использование унифицированных и собственных форм

Оформление документа осуществляется в соответствии с формой № Т-3. В ТК РФ не предусмотрено обязательное его наличие, однако в крупных организациях при проведении проверок контролирующие органы могут запросить этот документ как подтверждение соблюдения норм трудового права.

За каждым предприятием сохраняется право на проведение самостоятельной разработки формы, ст. 8 ТК РФ. Но необходимо строгое соблюдение ГОСТ 7.0.97-2016, а также утверждение шаблона в локальных нормативных актах предприятия.

Таким образом, штатное расписание – локальный акт особой важности. Соблюдение правил его заполнения позволит предотвратить системные ошибки, избежать нарушений закона и упростить документооборот на территории предприятия. Оформлением документа занимается кадровый специалист или бухгалтер. Временных рамок по его составлению не существует.

О правилах разработки и утверждения документа рассказано в следующем сюжете.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Медосмотр у нарколога при оформлении на работу
  2. Кадровый учет у нанимателя
  3. Психиатрическое освидетельствование будущих работников
  4. Моббинг в рабочем коллективе: признаки, виды, методы борьбы
  5. Конфликты в организации: причины и возможные последствия

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *