Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Журнал регистрации — это средство фиксации договоров и соглашений, которые заключены между сотрудниками и работодателями. Его функция — фиксация содержания этих документов, что приводит к невозможности его искажения.

Регистрация представляет собой занесение информации о документе в форме совокупности учётных данных по предписанной форме, чем удостоверяется факт создания документа либо внесения в него изменений.

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Обязательно ли вести журнал?

Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не обязательно, поскольку не предусмотрена никакая юридическая ответственность за его отсутствие.

В то же время, несомненно, положительным будет ответ на вопрос, желательно ли ведение такого журнала. Действительно, его имеет смысл вести, поскольку сведения о трудовых договорах и прочих соглашениях с сотрудниками требуется фиксировать. При его наличии документ не пропадёт, его существование всегда можно будет удостоверить.

При наличии этого журнала не требуется извлекать из архивов сами договоры, когда возникает потребность проверить их условиях. Как бумаги с контрактами, так любые дополнения к ним в архивах часто размещены не слишком системно. В то же время в едином журнале отыскать любой документ можно очень быстро.

Также журнал помогает работодателю выписать сотруднику справку относительно того, что он работал на его предприятии в том случае, когда следующий работодатель её потребовал.

Кроме того, если журнал в компании не ведётся, то при возникновении между сотрудниками и предприятием процесса, вытекающего из отношений сторон по трудовому законодательству, позиции работодателя будут существенно слабее.

Общие правила и рекомендации по правильному заполнению

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашенийУстановлено, что оформление журнала может быть произвольным, поэтому слово «правильно» тут не подразумевает дополнение «с точки зрения закона». Речь идёт о таком ведении журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, чтобы им было удобно пользоваться. Основой для журнала может стать стандартная тетрадка, которую требуется поделить на требуемые графы. Тетрадь из канцелярского магазина станет вполне приемлемым вариантом. При этом:

  • желательно, чтобы тетрадка имела жёсткую обложку;
  • также рекомендуется приобретать тетрадь, в которой плотность бумаги составляет 60 г/м2.

Следует разделить журнал на графы установленного содержания, они должны быть идентичны на всех его страницах. Рекомендуется не делать исправлений в словах при внесении записей в журнал.

Также данный журнал пломбируется с использованием контрольной пломбы с номером, с помощью которой можно определить факт незаконного доступа к этому документу.

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Образец

Полное название организации либо обозначение индивидуального предпринимателя заносится на титульный лист тетради, там же указывается и дата начала ведения журнала. Также требуется зафиксировать на титульном листе номер пломбы журнала. При его отсутствии документ рассматривают как неопломбированный, в этом случае он приравнивается к недействительному.

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашенийПосле того, как все страницы окажутся заполненными, добавляется также дата завершения. Кроме того, перед началом ведения журнала необходимо осуществить нумерацию его страниц до самого конца. В уже начатом журнале, даже если заполняются его несколько первых листов, ни одна .его страница не может быть непронумерованной. Первую страницу оставляют пустой, также допускается поместить на неё правила ведения.

На второй странице размещают сведения о сотрудниках предприятия, на которых возлагается ответственность за настоящий журнал. Сведения включают:

  • порядковый номер лица;
  • промежуток времени;
  • имя ответственного сотрудника, его фамилия и отчество;
  • занимаемая должность;
  • основание, на котором данный сотрудник назначен ответственным лицом за данный журнал;
  • подпись этого лица.

Со следующей страницы начинается сам материал журнала, он имеет форму таблиц, в которых можно предусмотреть одиннадцать граф. Возможен следующий вариант их оформления:

  • первая графа содержит порядковый номер, под которым в этом журнале регистрируется договор либо соглашение. Не стоит путать данный номер с номером самого договора;
  • вторая графа — число, когда был подписан договор либо соглашение;
  • третья графа содержит уже номер договора (также не следует её путать с содержанием первой!)
  • в четвёртую графу заносится фамилия сотрудника, заключившего соглашение с предприятием, и его имя отчество — желательно полностью, а не в форме инициалов;
  • в пятую графу включают позицию, которую сотрудник занимает в фирме, его должность либо профессию;
  • в шестой графе указывают структурной подразделение, к которому относится сотрудник;
  • седьмая графа отводится для даты, когда был оформлен договор либо соглашение;
  • в восьмую графу вносится дата его завершения, возможно объединение его с предыдущим, в этом случае в таком столбце записывается общая длительность действия договора, но у данного варианта есть неудобства, поскольку возможен перевод сотрудника на работу на постоянной основе либо автоматическое продление отношений между ним и работодателем, поэтому вариант с разными графами рассматривается как предпочтительный;
  • девятая графа содержит указание на характер работы, там указывают, основная ли это работа либо совместительство;
  • в десятую включают соглашения дополнительного характера, именно сюда вносятся сведения об их содержании;
  • наконец, в одиннадцатую входят примечания.

Выше приведена система с одиннадцатью графами, но это ни в коем случае не обязательное количество, так как единой формы не существует, поэтому их может быть как больше, так и меньше.

В журнале может быть предусмотрен столбец, где указывается, выдавался ли сотруднику договор на руки. Если этот факт имел место, то он помечается соответствующей датой, также сотрудник должен удостоверить это своей подписью.

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашенийКроме того, иногда рекомендуется третью графу поделить надвое — на столбец для номеров договоров и второй для номеров дополнительных соглашений. Нумерацию договоров можно в следующем году начать с нуля. Также допустимо продолжить эту нумерацию, если их количество в уходящем году было невелико.

Для допсоглашения следует заполнить лишь графу, которая содержит основную информацию. По этой причине при наличии отдельного столбца для номеров соглашений можно быстро найти там номер и сразу поглядеть в столбец с его/ основными сведениями. Таким образом, искать дополнительные соглашения, которые заключены к одному и тому же договору, становится существенно проще. Кроме того, подобные соглашения нумеруются по отдельности для каждого договора, начиная с первого.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец журнала регистрации договоров и дополнительных соглашений

Стоит отметить, что допустимый вариант — создание отдельного журнала для дополнительных соглашений. Обе эти возможности считаются равнозначными и выбор здесь за работодателем.

Завершающая страница содержит указание, что журнал закрыт, на него поставлена печать, и он отправлен в архив, требуется написать число, когда это было сделано. Кроме того, следует прописать, сколько в общей сложности страниц было заполнено и порядковые номера договоров, находящиеся в первой графе. Далее пишут фамилию сотрудника, и его позицию на предприятии, а также упоминают основание закрытия журнала — локальный акт, в частности распоряжение, решение либо приказ, необходимо прописать номер этого акта и число принятия.

Хранение сданного документа продолжается в течение 75 лет, такой стандарт предусмотрен Федеральной антимонопольной службой.

Как вносить изменения в записи

Внесение изменений в журнал возможно, если речь не идёт о существенной ошибке.

При её обнаружении серьезной ошибки журнал просто-напросто закрывается. Требуется составить приказ соответствующего содержания. Вслед за этим на последней странице пишется пометка, гласящая, что данный журнал досрочно прекратили вести вследствие обнаруженной ошибки, которая делает его продолжение невозможным. Далее заводят новый журнал.

В то же время изменения в отношениях между работником и работодателем вполне могут быть отражены в журнале. Они не вносятся в сам договор, который остаётся неизменным. Содержание этих изменений может относится к одному из следующих пунктов:

  • изменение рабочих условий;
  • перемещение на другую работу;
  • смена владельца;
  • отстранение сотрудников от выполнения обязанностей.

Их согласование происходит путём заключения дополнительного соглашения, число этих соглашений может быть любым. Таким образом, соглашение заносится в журнал отдельным пунктом, тем самым отражается, что договор меняется без изменений отметки о нём в журнале. Другой вариант, о котором упоминалось выше — это создание журнала. посвящённого исключительно трудовым соглашениям.

Электронный или бумажный вариант выбрать?

Классический вариант ведения журнала регистрации — бумажный, в то же время на многих предприятиях начинают предпочитать электронную форму.

Её следует вести в программе Excel, а не в Word, так как Excel открывает более широкие возможности для использования таблиц.

Электронное ведение данного журнала подразумевает наличие целого ряда преимуществ, в том числе:

  • ускоренный поиск по самому журналу;
  • облегчение надзора за безошибочным оформлением журнала;
  • снижение временных затрат на его оформление;
  • меньше затруднений с выдачей справок и выписок;
  • общая оптимизация обслуживание документа.

Иначе говоря, при возможности вести журнал в электронной форме многие выбирают именно данный вариант.

Из минусов можно выделить, что электронная версия журнала может пострадать при неполадках системы или же может быть интересна кибер-мошенникам. Бумажный вариант ненадежен тем, что данные не сохранятся после пожара или наводнения. Рекомендуют вести и в бумажном виде, и в электронном.

В данном видео дополнительная информация о правилах оформления и сшивания журналов регистрации.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Особенности написания заявления на отпуск
  2. Нюансы и сложные моменты при увольнении по собственному желанию
  3. Порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности
  4. Правила получения компенсации за ежегодный отпуск
  5. Пример составления инструкции по охране труда для бухгалтеров

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *