Разрешение на обработку данных: определяем сроки хранения, использования и уничтожения информации

Разрешение на обработку данных: определяем сроки хранения, использования и уничтожения информацииХозяйствующие субъекты всех форм собственности производят сбор, обработку и хранение персональных данных. Например, своих сотрудников или клиентов. При этом необходимо в законном порядке получить согласие в письменном виде на обработку таких сведений. В статье особое внимание уделено вопросу о том, в течение какого времени действует это согласие.

Нормативная база

Основные принципы законодательства для использования личных сведений регулируются законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 года «О персональных данных». Согласно указанному документу проводить какие-либо действия, касающиеся личной информации о человеке, можно только имея на это письменное согласие. Такая бумага должна включать, ст. 9 закона 152-ФЗ:

  1. Полное имя, паспортные реквизиты субъекта индивидуальных сведений.
  2. Причина, по которой допустимо использовать информацию.
  3. Список сведений, которые можно обрабатывать.
  4. Конкретные методы использования личной информации.
  5. Указание периода, в течение которого можно использовать информацию.
  6. Личная роспись человека.

Если известно, что в дальнейшем перечисленная в согласии информация может быть передана для каких-либо действий оператору обработки, указывается его полное наименование.

Случаи, когда необходимо согласие владельца персональной информации

Существует несколько причин, по которым человеку требуется предоставлять свои персональные сведения для использования:

  • При устройстве на новое место работы. В этой ситуации невозможно обойтись без паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, медицинской справки, дипломов. В зависимости от специфики выполняемых трудовых обязанностей могут понадобиться иные ведомости.
  • При включении в кадровый резерв предприятия. При этом перечень необходимых документов может быть значительно меньше, чем в первом случае.
  • При формировании клиентской базы. Например, в банке или у оператора сотовой связи. Это необходимо для предоставления качественных услуг и приглашения клиента к участию в акциях, распродажах, программах лояльности.
  • Особые условия. Например, для организации пропускного режима на секретных или ограниченных для посещения сторонних людей объектах потребуется использование биометрических параметров. К ним могут быть отнесены: сетчатка глаза, отпечатки пальцев, голосовой тембр.

Принципы работы с персональной информацией

На основании указанного закона организация, которая имеет дело с обработкой персональных сведений, издает локальные нормативные акты о порядке их использования и применения. Будет это приказ, распоряжение, постановление – решает руководитель. Главное правило – процесс работы с информацией должен быть описан в полной мере, ст. 5 закона 152-ФЗ.

В соответствии с действующим законодательством, уполномоченное должностное лицо обязано размещать информацию, касающуюся правил обработки данных, для ознакомления заинтересованных лиц. Разрешение на обработку данных: определяем сроки хранения, использования и уничтожения информацииНапример, на официальном сайте компании или на специальных стендах, информационных досках.

Подписание одобрения на обработку персональных данных является обязательным документом для каждого работника. Если возникает конфликтная ситуация, и сотрудник отказывается предоставлять необходимую информацию о себе, потребуется его переубедить. Без согласия работодатель не сможет использовать персональные сведения для корректного исполнения своих обязанностей и ведения отчетности.

Любой человек, давший добро на какие-либо действия со своими личными данными, имеет полное право получить в письменном виде информацию о том, использовались ли они когда-либо и каким образом. Если да, то для каких именно целей?

Определение сроков хранения и использования личной информации

Законом установлено, что в одобрении на использование персональных ведомостей обязательно должен быть прописан срок его действия. Однако не указано, в пределы какого временного периода этот срок должен укладываться, глава 2 закона 152-ФЗ. То есть необходимо определить его по взаимному соглашению сторон. Существует три способа указания периода действия одобрения.

 По принципу установления ограниченного временного периода хранения

В этом случае необходимо указать конкретную дату, до наступления которой согласие имеет законную силу. Следует учесть один нюанс – по истечении указанного срока может возникнуть необходимость использования личных данных субъекта. Но, пока не будет оформлено новое соглашение, делать этого будет нельзя.

Проволочки с документами приведут к потере времени, что может повлечь за собой разные проблемы. Чтобы их избежать, необходимо держать на контроле срок действия указанного документа. За несколько дней до установленной даты, нужно просто подписать новое одобрение на обработку персональных сведений.

По принципу наступления условий прекращения использования ведомостей

В этом случае для определения срока действия согласия вместо конкретной даты в документе указывается наступление какого-либо события. Например – до момента увольнения сотрудника с занимаемой должности. Или – до окончания пользования клиентом услугами страховой компании. Этот принцип более удобен с точки зрения сокращения времени на оформление бумаг. Пока работник не уволился – не потребуется дополнительно просматривать его бумаги на обработку персональных данных. Также не нужно готовить дополнительные документы для подписания.

Комбинированный вариант

Для установления срока действия согласия используются сразу и дата, и наступление определенных обстоятельств. Например, клиент оформил займ в кредитной организации. Банк планирует, что использование информации о нем может потребоваться в течение трех лет после погашения долга. Поэтому в документе будет указано, что его срок действия составляет – в течение трех лет с момента полного исполнения обязательств по погашению долга.

Единственное условие, которое необходимо выполнить в соответствии с законом – это указать срок действия одобрения на обработку данных. А в каком именно виде, и какой будет указан срок – решает руководитель организации.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Согласие на обработку персональных данных (образец)

Основные моменты при составлении согласия на обработку

Закон 152-ФЗ устанавливает ряд необходимых требований к оформлению одобрения на использование индивидуальных сведений. Игнорировать их ни в коем случае нельзя. При составлении документа нужно детально проработать и отразить следующие реквизиты.

Цель

Никто не пожелает выставлять свои личные данные на всеобщее обозрение. Поэтому в документе потребуется четко указать, для чего может потребоваться их обработка, для кого они будут доступны и при каких обстоятельствах. Разрешение на обработку данных: определяем сроки хранения, использования и уничтожения информацииНапример, при приближении сотрудника к пенсионному возрасту, кадровая служба имеет право передавать копии его документов в пенсионный фонд. От предоставления ведомостей в ПФ зависит своевременное начисление пенсии.

И наоборот, если работник рассчитывает на то, что информация о нем будет использоваться только для рабочих целей, вряд ли ему понравится, что работодатель предоставил его индивидуальные данные для участия, например, в викторине.

Период работы с полученными ведомостями

Необходимо в установленном порядке указывать срок действия согласия на обработку персональных данных. Например, человек три года назад уволился с занимаемой должности, а организация предоставляет его данные для оформления зарплатной карты в неком банке. Такое обстоятельство, скорее всего, вызовет недовольство бывшего работника. Поэтому не стоит игнорировать установление периода обработки во избежание дальнейших проблем. Ведь разрешивший использовать информацию может обратиться с заявлением в суд или прокуратуру.

Срок хранения документов

Если добро на использование персональной информации было получено для осуществления какой-то конкретной цели, то оно уничтожается в течение месяца после ее достижения, ст. 21 закона 152-ФЗ. Например, организация заключила договор купли-продажи с физическим лицом, которое предоставило свои данные и согласие на их использование. После исполнения сторонами своих обязательств, указанные сведения хранить ни к чему.

Когда речь идет о трудовых отношениях необходимо учесть, что законодательство предписывает хранить любые документы, касающиеся сотрудника в течение 75 лет. Распространяется это правило и на бумаги о работе с частными сведениями.

Условия продления сроков

Если период согласия был определен до наступления конкретной даты, то со временем может понадобиться его продление. Это можно сделать разными способами:Разрешение на обработку данных: определяем сроки хранения, использования и уничтожения информации

  • оформить дополнительное соглашение между сторонами о продлении;
  • подписать новое одобрение;
  • прописать в тексте согласия, что по истечении установленной даты оно продлевается автоматически на определенный период.

То же самое касается согласия до наступления определенного обстоятельства. После наступления указанных в документе условий придется его продлевать. В этом отношении комбинированный способ определения периода действия разрешения будет наиболее оптимальным.

Для того, чтобы избежать конфликтных ситуаций и непонимания между заинтересованными сторонами, уполномоченному на обработку персональных сведений лицу непременно стоит изучить нормы действующего законодательства, прописанные в законе 152-ФЗ, и обеспечить их исполнение.

Правила составления согласия на использование личных данных изложены в видео ниже.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Еще полезные публикации:

  1. Определение целей обработки персональных данных и способов работы с ними
  2. Заседание комиссии по сокращению численности и штата: документальное оформление
  3. Запись в трудовой книжке за прогул: основание для внесения, образец
  4. Исполнение обязанностей гендиректора по доверенности
  5. Освидетельствование на опьянение: право или обязанность работника?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *